حاصل کوشش و فعالیت سازمانهای اداری به اقتضای هدفی که دارند و وظایفی که ملزم به انجام آن هستند بصورت اوراق اسنادی در می آید که مجموعه آن پرونده و سابقه موضوع مربوط را تشکیل می دهد، این مکاتبات و اسناد که بطور مستمر و متوالی بوجود می آیند چگونگی اقدامات و نحوه انجام عمل هر مورد و موضوع را شامل بوده و در این صورت اسناد ذی قیمت و ارزنده ای هستند که با صرف وقت و پرداخت هزینه های مادی و کوشش ها انسانی به دست آمده اند و ضرورت دارد که با علاقمندی و بر مبنای علمی آنها را طبقه بندی و تنظیم و بالاخره حفظ و نگهداری نمود.واحد های سازمانی هریک قسمتی از وظایف و خط مشی کلی سازمان را به عهده دارند و در رشته مربوط به خود دارای اختیارات لازم بوده و با انجام وظایف خود بصیر و مطلع می باشند، بنابراین منشاء ایجاد تولید نامه های صادره فعالیت و عملیات کارکنان سازمان است که منفرداً و مجتمعاً تبدیل به اسناد و اوراق و نامه ها می گردد و نامه های صادره را بوجود می آورد. نامه های صادره منعکس کننده فعالیتهای صورت گرفته است که اگر بدرستی تنظیم و ارسال نگردد روند اجرایی امور را دچار اخلال می کند.
-۱تعریف نامه اداری
هر نوشته ای که حاوی یک یا چند موضوع اداری بوده و به عنوان وسیله ارتباط در داخل و خارج سازمان مورد استفاده قرار گیرد.
۲-مشخصات نامه اداری
ویژگیها و مشخصاتی که نامه های اداری را از سایر نامه ها متمایز می سازد عبارتند از :
شماره – تاریخ- عنوان واحد گیرنده– عنوان واحد فرستنده- موضوع- نام و عنوان امضاء کننده نامه- امضای نامه بوسیله شخص صلاحیتدار- تهیه و نگارش نامه روی کاغذهای اداری – رعایت ضوابط نامه نگاری.
– ۳ یادداشت اداری
برای سرعت بخشیدن به جریان برخی از کارها از یادداشت اداری استفاده می شود. یادداشت اداری از تمامی ویژگیهای نامه اداری برخوردار نمی باشد. اما چون در برخی از موارد به عنوان سند و مدرک می تواند ملاک عمل قرار گیرد، باید به وسیله مقام صلاحیتدار امضاء شود و برای انجام یافتن امور اداری یا مالی در دفتر اندیکاتور ثبت گردد.
– ۴ اجزای نامه های اداری
هر نامه اداری از پنج جزء زیر تشکیل میشود:الف- سرلوحه. ب – عناوین گیرنده و فرستنده و موضوع. ج- متن نامه. د- مشخصات امضاء کننده. هـ – گیرندگان رونوشت
الف – سرلوحه
نامه های اداری به نامه اطلاق می گردد که معمولاً در بالای کاغذهای اداری چاپ شدهاست. در وزارتخانه ها و موسسات دولتی آرم جمهوری اسلامی ایران، نام وزارتخانه، نامموسسه یا آموزشگاه، شماره، تاریخ،پیوست می باشد، برخی از سازمانهای وابسته به دولت، آرم اختصاصی خود را در بالای نامه چاپ می کنند
ب – عنوان های گیرنده، فرستنده و موضوع نامه
عنوان گیرنده نامه : منظور از گیرنده یا مخاطب نامه عبارت از شخص، مقام سازمانی، سازمان یا واحد سازمانی که نامه به آن خطاب می شود.عنوان گیرنده نامه با کلمه «به» مشخص می شود.عنوان فرستنده نامه: منظور از فرستنده نامه عبارت از شخص یا مقام سازمانی، سازمان یا واحد سازمانی که نامه از طرف او نوشته می شود. بیان کننده عنوان فرستنده نامه کلمه«از» می باشد
ج- موضوع نامه : منظور از موضوع نامه عبارت کوتاه و گویایی است که مبین محتوای نامه باشد موضوع نامه با کلمه «موضوع» مشخص می گردد.
تلخیص موضوع نامه و ذکر آن در بالای نامه صادره ضروری است و انجام این امر باید از طرف تهیه کننده پیش نویس صورت پذیرد. زیرا نامبرده بهتر از سایر مقامات اداری که در جریان مطالعه نامه قرار می گیرند صلاحیت خلاصه نمودن موضوع را دارد.تعیین خلاصه مطالب مندرج در نامه و ذکر آن در بالای نامه موجبات سهولت و سرعت گردش و مکاتبات را فراهم می سازد و برای متصدیان ثبت و کنترل و سایر پرسنلی که نامه را از نظر کلی ملاحظه نموده و یا مورد بررسی و اقدام قرار می دهند مفید و ضروری است.
د – متن نامه
متن نامه مطالب و شرحی است که در ارتباط با موضوع نامه نوشته می شود و در حقیقت هدف نامه است و چیزی است که انگیزه تهیه نامه می باشد و ممکن است کوتاه و در یک یا چند سطر باشد و یا در یک یا چند صفحه تهیه و تنظیم گردد.
نامه ای که از سازمان/ مدرسه صادر می گردد ممکن است که در سازمان/ اداره گیرنده سابقه داشته باشد و یا در پاسخ نامه طرف مکاتبه فرستاده شود در این صورت از نظر امکان کنترل گردش نامه و بدست آوردن سوابق آن ضرورت دارد بشماره های مکاتبات و نامه های طرف گیرنده اشاره شود در این صورت:الف- اگر نامه در پاسخ نامه طرف مکاتبه صادر گردد بعد از ذکر عنوان شماره و تاریخ نامه گیرنده به این شرح قید
می گردد:
»در پاسخ نامه شماره ……… مورخ»
»عطف به نامه شماره ……….مورخ»
ب- هرگاه نامه در دنباله مکاتبات گذشته فرستنده نامه باشد و بعد از آخرین مکاتبه نامه ای از گیرنده دریافت نشده است بعد از عنوان باین شرح انشاء می گردد:
»پیرو نامه شماره …… مورخ »
ذکر شماره نامه به متصدیان کنترل گردش نامه و بایگانیها امکان می دهد که بسرعت و به سهولت به پرونده و سوابق مربوطه دسترسی پیدا کنند.بطور کلی متن هر نامه ای از بخش های زیر تشکیل می شود .
مقدمه – اصل موضوع و نامه های اداری معمولاً مقدمه ای دارند، این مقدمه ممکن است کوتاه و در چند کلمه خلاصه شود یا چندین سطر را به خود اختصاص دهد. هر مقدمه ای با توجه به موضوع آن صورت مختلفی خواهد داشت. چنانچه نامه تهیه شده در پاسخ یا پیرو نامه ای باشد، در این حالت ذکر شماره و تاریخ و عنوان مختصر موضوع نامه قبلی مقدمه نامه جدید محسوب میشود، ولی اگر نامه بدون سابقه و جدید باشد لازمست که برای روشن شدن ذهن مخاطب و هم چنین برای آماده کردن مسیر فکر او برای پذیرش و دریافت پیام توضیح قبل از پرداختن به اصل موضوع داده شود که همین یک یا دو سطر بعنوان مقدمه تلقی می گردد.
اصل موضوع- از آنجا که نامه یکی از مهم ترینوسایل ایجاد ارتباط در سازمانها و ادارات شناخته شده است. شایسته است که به بهترین وجهی به رشته تحریردرآید. در این مورد ساده نویسی توصیه میشود. زیرا ساده و بی تکلف نوشتن تفهیم و امکان پذیر ساخته و نیاز به توضیح اضافه را کم می کند. نامه های اداری باید آن چنان تهیه شوند که براحتی منظور و هدف پیام دهنده را باز گو کند و خواننده پس از مطالعه، آن چه را که مراد نویسنده بوده است بطور کاملدریابد.
اختتام نامه – نامه های اداری ممکن است به گونه های مختلف پایان پذیرند. ولی آنچه د ر پایان نامه بیشتر به چشم می خورد، نشان دهنده اهمیت آن و ترغیب اقدام کننده در سرعت بخشیدن به انجام گرفتن درخواست و ارسال پاسخ است. از طرفی بهتر است در نامه های جوابیه، نتیجه مثبت و یا منفی کاملاً مشخص شود.
مشخصات امضاء کننده
مسئولیت نهایی هر نامه با یک فرد یا مقام سازمانی است که نامه بوسیله وی امضاء می شود. در این جا منظور از مشخصات امضاء کننده، مشخصات اداری و فردی شخصی است که نامه را امضاء می کند.و- گیرندگان رونوشت
منظور از گیرندگان رونوشت، واحدهای سازمانی یا اشخاصی هستند که می باید رونوشت نامه به عنوان آنان صادر گردد و غیر از گیرنده اصلی است. گیرندگان رونوشت معمولاً با عبارت «رونوشت به» مشخص می گردد.
توجه:
رعایت شان سلسله مراتب مقامات اداری
در مکاتبات معمولاً مخاطب و دریافت کننده نامه نسبت به نویسنده و فرستنده با توجه به سلسله مراتب اداری یکی از حالات زیر را دارد:الف- مقام مافوق و ارشد است.ب- همردیف میباشد.ج– زیر دست فرستنده نامه است.در هریک از حالات فوق نزاکت و ادب اداری متناسب به مقام گیرنده نامه باید در نظر گرفته شود بدین کیفیت که خارج از اصل مطلب و موضوع مورد مکاتبه که باید با کمال سادگی و وضوح نگاشته شود توجه به این نکات هم ضروری است.۱- ممکن است نامه ابتداء بساکن یعنی اولین نامه ای باشد که در موضوع مورد مکاتبه نوشته می شود بنابراین بعد از ذکر عنوان گیرنده و درج موضوع کلی بلا فاصله باصل مطلب پرداخته می شود و ضمن نامه اصطلاحات اداری بشرح زیر عنوان می گردد:
– مقام مافوق:
«باستحضار میرساند«…«توجه آن مقام را باین موضوع معطوف می دارد که … «و جملات و عبارات مشابه. به مقام همردیف:«باطلاع میرساند… ««اشعار می دارد…» «بطوری که اطلاع دارید..» و جملات مشابه.
-به مقام زیردست:
»تذکر می دهد»
»لازم است یادآوری نماید که»
»نیازمند تذکر است» و جملات مشابه .هرگاه ضمن نامه تقاضای انجام کاری شده باشد بهتراست از این کلمات واصطلاحات اداری استفاده شود:مقامات مافوق: «متمنی است دستور فرمایید» یا «تمنا دارد مقرر فرمایید»مقامات همردیف: «خواهشمند است دستور فرمایید» یا «تقاضا دارد که دستور فرمایید». مقامات زیر دست:
«مقتضی است..» یا «لازم است دستور دهید.. …….. ..» و موارد مشابه.
آخرین اخبار حسابداری و حسابرسی
کد خبر:۸۷۹۶