مقدمه :
اگر مدیران در راستای اجرای فرآیند مدیریتی خود ،تنها به سنجش خروجی نهایی (محصولات تولید شده) این فرایند تاکید کنند، مطمئنا قادر به شناسایی و بهبود عدم کارایی ها و سوء عملکردهای فراوانی که در طی این فرایند روی می دهد نخواهند بود.لذا جهت مقابله با این امر مدیران خواستار ارزیابی عملکرد قسمتها و افراد تحت نظر خود هستند؛طوریکه هر فرد در قبال عملکرد خود :
اولا مسئول،ثانیا پاسخگو باشد.
آن سیستم اطلاعاتی که بتواند نحوه انجام مسئولیتها را در قسمتهای یک موسسه ارزشیابی نماید سیستم حسابداری سنجش مسئولیت نامیده می شود.
حسابداری سنجش مسئولیت مدیریت را قادر می سازد تا عملکرد بخشها و افراد مربوط را ارزیابی و از هماهنگی هدفها اطمینان حاصل کند.
حسابداری سنجش مسئولیت قبل از جنگ جهانی دوم با درک این واقعیت که هزینه ها توسط سیستم کنترل نمی شوند ، بلکه در واقع این افراد هستند که هزینه ها را کنترل می کنند ، توسعه یافت.
بحث اصلی هم در حسابداری سنجش مسئولیت این است که مدیران بخش ها باید پاسخگوی هزینه هایی باشند که در کنترل آنهاست.
تعریف مسئولیت: (responsibility)
-الزام به پاسخگویی
-امکان مورد بازخواست قرار گرفتن
-توانایی پاسخگویی در مقابل اعمال یا تعهدات
مسئولیت دارای دو جنبه است:
1-پذیرش انجام دادن عمل
2-پاسخگویی و گزارش به مقامات فوق در خصوص دستیابی به اهداف
تعریف حسابداری سنجش مسئولیت (responsibility accounting ):
حسابداری سنجش مسئولیت سیستمی است که مسئولیت مالی مدیران را در اجرای وظایف و اختیارات محوله طی گزارشی بصورت دقیق و روشن نمایان می کند.
سیستم حسابداری سنجش مسئولیت در چه سازمانهایی قابل اجرا است؟
سازمانها را می توان براساس سطح تمرکز به 3دسته تقسیم کرد:
1-متمرکز:در آن تصمیم گیریها باید با تایید مدیران سطوح بالایی سازمان انجام گیرد. لذا سایر سطوح دیگر سازمان تنها بر اساس دستورات ابلاغ شده عمل می کنند.
2-نیمه متمرکز: در این سازمان وظیفه تصمیم گیری در بعضی موارد به سطوح میانی ارجاع میگردد،اما هنوز هم کنترل کامل مسئولیت اصلی تصمیم گیری به عهده مدیران بالای سازمان است.
3-عدم تمرکز: در این سازمان ها هر یک از بخش ها و مدیران در هر سطح ،اختیار کامل را جهت کنترل ،هدایت و راهبری منافع تحت سرپرستی خود دارند و در قبال آن نیز پاسخگو می باشند.
در سازمان هایی که اختیارات کامل به بخش ها جهت تصمیم گیری اعطا گردیده (عدم تمرکز) حسابداری سنجش مسئولیت به صورت کاملا عملی قابل اجرا است.
مزایای حسابداری سنجش مسئولیت:
1-موجب گسترش عدم تمرکز در اداره سازمان می گردد.
2-سازمان ها به واحدهای قابل کنترل کوچکتری تقسیم می شوند.
3-مدیران به انجام فعالیتهایی تشویق میشوند که در راستای ارزش آفرینی برای سازمان میباشد.
4-تصمیمات در مواقع لزوم ایجاد شده و زمانبندی صحیح تصمیم گیریها رعایت می شود.
5-به دلیل مشارکت کارکنان در فعالیتهای تصمیم گیری ، روحیه کارکنان و میزان رضایت شغلی آنها افزایش می یابد.
6-به ارزیابی عملکرد و همچنین ایجاد استانداردهای عملکرد کمک می کند.
7-تصمیمات در سطوحی گرفته می شود که در آن سطح، مسئولان با مشکلات قسمت و اطلاعات مربوط به تصمیم گیری آشنایی نزدیک دارند.
8-مدیران امکان خواهند داشت که از مهارتهای ارزشی استفاده کنند و نتیجتا سطح مهارت خود مدیریت موسسه افزایش خواهد یافت.
9-استفاده از قابلیت های تئوری وجوه در آن ، به شفاف سازی ازاطلاعات مالی و تحقق و ارتقای سطح مسئولیت پاسخگویی مالی در سازمان منجر می گردد.
10-مدیریت را در بکار گیری مدیریت بر مبنای هدف یاری میدهد.
11-مفهوم مدیریت بر پایه استثناء نمود عملی پیدا میکند.
اهداف حسابداری سنجش مسئولیت:
1-برنامه ریزی و تخصیص منابع:
مدیریت باید بداند که قسمتهای مختلف یک شرکت در جهت تحقق اهداف سازمانی چه وظایفی دارند تا بر اساس آن منابع لازم را به آنها تخصیص دهد.
2-تصحیح عملیات جاری(کنترل عملیات):
سیستم حسابداری سنجش مسئولیت ، مسئولیت کامل بیان نقاط ضعف و قوت رابر عهده دارد و با انجام این مسئولیت میتواند نسبت به تصحیح نقاط ضعف اقدام و نقاط قوت را مورد تشویق قرار دهد.
3-تعیین قیمت:
هرچند تعیین قیمت محصولات یا خدمات از طریق محاسبه قیمت تمام شده فکری اساسی است،اما نباید فراموش کرد که در بیشتر موسسات قیمت را بازار تعیین مینماید که آن نیز به نوبه خود بازتابی از بهای تمام شده می باشد. محاسبه قیمت تمام شده یا هزینه تمام شده محصولات یا خدمات در هر شعبه مدیریت را قادر به مقایسه نحوه عملیات در هر شعبه می نماید.
4-ایجاد هماهنگی در تنظیم حسابها:
گزارشگری نتایج عملیات به صورت مالی در فرمهای مخصوص پایان دوره ای از اهداف اولیه حسابداری میباشد . تهیه صورتهای مالی تلفیقی مستلزم برقراری سیستم هماهنگ حسابها در کلیه دوایر و شعب می باشد.
5-ارزیابی عملکرد مدیران بخشها
مفروضات حسابداری سنجش مسئولیت:
1-مدیران در قبال عملیاتی که در حوزه سازمان آنها انجام میگیرد و بر آن کنترل دارند ، جوابگو هستند.
2-مدیران برای دستیابی به هدفها و مقاصد تعیین شده برای واحد تحت سرپرستی شان کوشش می نمایند.
3-مدیران در جهت تعیین روشهای اندازه گیری و ارزیابی فعالیتهایشان با یکدیگر همکاری دارند.
4-هدفهای تدوین شده به گونه ای است که از طریق عملکرد موثر و کارآمد قابل حصول است.
5-گزارشهای عملکرد به طور منظم و در زمانهای مشخص تهیه می شوند.
. 6-نقش حسابداری سنجش مسئولیت در ساختار پاداش دهی شرکت آشکارا مشخص شده است
مراحل پیاده سازی حسابداری سنجش مسئولیت:
1-تعریف مراکز مسئولیت:
مرکز هزینه – مرکز درآمد – مرکز سود – مرکز سرمایه گذاری
2-بودجه بندی و پیش بینی هزینه ها و درآمدها در قالب مراکز مسئولیت تعریف شده
3-تهیه نمودار سازمانی و تعیین اختیارات و قلمرو هر یک از مراکز مسئولیت
4-مشخص کردن هزینه های قابل کنترل و غیر قابل کنترل
5-تهیه گزارش عملکرد برای هر مرکز توسط مدیر مسئول آن
1-تعریف مرکز مسئولیت
عبارتست از بخشی از یک واحد انتفاعی که با توجه به منابع در اختیار گرفته، باید در مقابل نتایج مالی و عملیاتی خود پاسخگو باشد.
بدین طریق مدیر هر قسمت در مورد عملیات آن بخش از سازمان هوشیار بوده و مسئولیت نحوه اجرای عملیات را بر عهده خواهد داشت، بدون آنکه بتواند گناه ضعف اجرا را به دیگران منتسب نموده و یا آنکه حسن اجرای عملیات را بیش از اندازه به خود اختصاص دهد.
الف – مرکز هزینه(cost center):
مرکز هزینه بخشی از سازمان است که مدیر آن مسئولیت حسابدهی در قبال هزینه های انجام شده در آن بخش را بر عهده دارد.
عملکرد مدیریت این قسمت،از مقایسه هزینه های واقعی با هزینه های بودجه ای ارزیابی می شود این مرکز نگاه عملیاتی و کوتاه مدت را در نظر می گیرد.
از آنجا که مراکز هزینه مستقمیا درآمد تولید نمیکنند برای این مراکز صورت سود و زیان تهیه نمیشود . اما سیستم حسابداری باید هزینه های انجام شده را بطور جداگانه نگهداری کند.
ابزار سنجش در مرکز هزینه عبارتند از:
تجزیه و تحلیل انحرافات مبتنی بر هزینه های استاندارد و بودجه انعطاف پذیر
مثال: بخش رنگ کاری در یک کارخانه اتومبیل سازی
ب- مرکز درآمد(revenue center)
بخشی از سازمان است که مدیر آن مسئولیت حسابدهی درآمدهای آنرا بر عهده دارد.
مثال: بخش فروش یک شرکت تولیدی
این مرکز نگاه عملیاتی و کوتاه مدت را مد نظر قرار می دهد. ابزار سنجش در آن شاخص فروش می باشد.
ج- مرکز سود:(profit center)
بخشی از سازمان است که مدیر آن مسئولیت حسابدهی در قبال سودهای تحصیل شده آن مرکز را برعهده دارد.
از آنجا که سود حاصل تفاوت درآمد و هزینه است ،مدیران مراکز سود مسئولیت حسابدهی درآمدها و هزینه های منسوب به بخش خود را بر عهده دارند و مسئولیت آنها نسبت به مراکز هزینه بیشتر است.
این مرکز هم نگاه عملیاتی و کوتاه مدت را مد نظر قرار می دهد.
ابزار سنجش این مرکز مسئولیت عبارتند از:
شاخصهای سودآوری و صورت سود و زیان
مثال: یک رستوران متعلق به زنجیره رستورانها
د- مرکز سرمایه گذاری:(investment center)
بخشی از سازمان است که مدیران آن در قبال سود حاصل از بکارگیری سرمایه تخصیص یافته مسئولیت حسابدهی دارند.
این مدیران علاوه بر آنکه تمام مسئولیت مدیران مرکز سود را بر عهده دارند، حق دارند میزان فعالیتهای سازمانی را گسترش دهند یا محدود کنند. مثال:یک بخش تابعه از یک شرکت سهامی بزرگ این مرکز مسئولیت ،تصمیمات کابردی و بلندمدت را مد نظر قرارمی دهد.
مراکز مسئولیت:
اساس سیستم حسابداری سنجش مسئولیت این است که هر یک از بخش های تابعه واحد انتفاعی را نوعی مرکز مسئولیت محسوب ومتناسب با وظایف محوله سازماندهی کنند مرکزمسئولیت معمولاً به بخشی از واحد انتفاعی اطلاق می شودکه مدیرآن ، مسئول حسابدهی در قبال نتایج مالی فعالیتهای آن بخش می باشد.
مرکز هزینه ابزار سنجش : تجزیه و تحلیل انحرافات
مرکز درآمد ابزار سنجش : شاخص فروش
مرکز سود ابزار سنجش : شاخص های سود آوری
ROI مرکز سرمایه گذاری ابزار سنجش : شاخص
2-بودجه بندی و پیش بینی مخارج و درآمدهای مراکز مسئولیت تعریف شده:
از آنجا که بودجه منظر مالی دارد و حسابداری سنجش مسئولیت نیز از این منظر به موضوع توجه دارد بنابراین باید بودجه تهیه شود.
در تهیه بودجه به مراکزی که مسئولیت بیشتری دارند اختیارات مالی بیشتری داده می شود و در تدوین آن باید به عوامل درونی و بیرونی توجه نمود.
3-تهیه نمودار سازمانی و تعیین اختیارات و قلمرو هر یک از مراکز مسئولیت
از آنجا که نمودار سازمانی نشان دهنده اختیارات تفویض شده است در نتیجه میتوان مسئولیت هر یک از سطوح را براساس آن اختیارات مشخص نمود.
زمانی که در نمودار سازمانی مسئولیتها را مشخص نموده و اختیارات را نیز میدهیم در واقع انتظارات خود را از مدیران بخش مشخص مینماییم و با هم بودجه را تصویب می نماییم .
وجود مشارکت در تصمیم گیری و قبول مسئولیت ، انحرافات را کاهش می دهد.
اساس حسابداری سنجش مسئولیت : طبقه بندی مسئولیت مدیران
نقطه شروع حسابداری سنجش مسئولیت : نمودار سازمانی
4- تعیین هزینه های قابل کنترل و غیر قابل کنترل
باید توجه داشت که تمامی مراکز فعالیت نمیتوانند کلیه هزینه ها را تحت کنترل داشته باشند.
از منظر کنترل مدیریت ، اطلاع از اینکه هزینه ها به کدام بخش از سازمان مربوط است ، به دو دلیل حائز اهمیت است:
الف- ضرورت پیگیری مسئولیت
ب- ضرورت شناسایی بخشهای ضعیف سازمان در زمانهای مختلف
مدیران در شناسایی هزینه ها باید کمک کنند چون در ارزیابی عملکردشان باید پاسخگو باشند.
از آنجا که تا رسیدن به نتیجه نهایی چندین نفر مسئول هستند نمیتوان نتیجه نهایی را به یک نفر نسبت داد اما باید به دنبال این باشیم که چه کسی بیشترین مسئولیت را دارد.در واقع در برابرانحرافات بیشتر می تواند پاسخگو باشد.
در سیستم حسابداری سنجش مسئولیت کلیه هزینه هایی که به عنوان هزینه های قابل کنترل هر قسمت یا شعبه شناخته می شوند در مسئولیت یک فرد که قاعدتا مدیر طرح قسمت یا شعبه می باشد قرار می گیرد.
باید گفته شود که مدیر در این حالت در موقعیت خوبی است که تحمیل هزینه های قسمت تحت سرپرستی را کنترل نماید.
بدیهی است قابلیت مقایسه ارقام بودجه شده با ارقام واقعی در صورتی وجود دارد که هر دو دسته ارقام برای سطح یکسانی از عملیات گرداوری شده باشد.
انحرافات موجود بین ارقام بودجه و ارقام واقعی باید به اجزای متشکله آن تجزیه شود تا بتوان مسئولین انحراف را مشخص کرد و عملکرد را بهبود بخشید.
5-تهیه گزارش عملکرد برای هر مرکز:
عملکرد(performance report) آخرین قسمت در حسابداری سنجش مسئولیت تهیه و تنظیم گزارش است که بطور خلاصه تصمیمات مدیران طی یک دوره مالی بصورت کمی تعیین و تاثیر این تصمیمات به وسیله گزارش نشان داده می شود.به وسیله گزارش مدیران اجرایی سطوح بالای شرکت قادر به ارزیابی کارایی مدیران سطوح پایین تر ،تعیین میزان مسئولیت پذیری افراد،تهیه و تنظیم برنامه های تشویقی فردی و گروهی می گردند.
در هر سیستم حسابداری سنجش مسئولیت سه فعالیت مهم انجام می شود:
1-ابتدا برای هر مرکز مسئولیت بودجه تهیه میشود. این بودجه به عنوان هدف با عملکرد واقعی بخش مقایسه خواهد شد.
2-در مرحله بعد عملکرد هر مرکز مسئولیت توسط سیستم حسابداری اندازه گیری می شود .
3-در نهایت گزارش بموقع از عملکرد که با ارقام بودجه ای هر بخش مقایسه شده تهیه می گردد و برای ارزیابی عملکرد مورد استفاده قرار می گیرد.
سلسله مراتب گزارشهای عملکرد از پایین ترین سطح شروع میشود و تا رده های بالا ادامه می یابد. این سلسله مراتب مشابه سلسله مراتب واحدهای سازمانی می باشد.هریک از مدیران سازمان گزارش عملکرد مربوط به سنجش قسمت خود و همچنین گزارش عملکرد واحدهای تابعه رادریافت میکنند.با در اختیار داشتن این گزارشها مدیریت واحد تجاری میتواند عملکرد بخشهای تابعه و همچنین عملکرد کل واحد را ارزیابی کند.
ویژگی های گزارش عملکرد:
1-باید همسو وهماهنگ با نمودار سازمانی ارائه گردد.
2-گزارشات باید به موقع تهیه شود.
3-به طور منظم ارائه شود.
4-به آسانی قابل درک و فهم باشد.
5-حتی الامکان علاوه بر مبالغ ریالی حاوی تعداد کمی واحدها نیز باشد.
6-ارائه گزارشات به همراه اسناد و مدارک مربوطه باشد.
7-گزارشات ارقام را به شکل مقایسه ای ارائه دهد.(مقایسه ارقام واقعی به ارقام بودجه شده)
8-گزارشات باید تحلیلی باشد.(تجزیه و تحلیل مدارک مبنای تهیه گزارش مانند کارت اوقات کار،برگه های درخواست مواد و ……)
9-باید عملکرد یک واحد را باتوجه به تاثیر آن بر کل سازمان بررسی نماییم،نه تنها آن واحد خاص را.
10-گزارشات باید مختصر و مفید بوده و از درج توضیحات در آن خودداری شود.
از آنجا که سیستم حسابداری برای هر مدیر گزارشی تهیه می نماید و چون مدیران سطوح پایین تر به مدیران سطوح بالاتر گزارش می دهند ممکن است همان درآمدها و هزینه ها در گزارشهای مختلف ارائه شوند.داده های عملیاتی سطح پایین تر زمانی در گزارشهای سطح بالاتر درج میشود که خلاصه شده باشد.در این سیستم این داده ها با استفاده از یک کد مسئولیتی با هم جمع میشود.در سطوح بالاتر مدیریت گزارشها کلی تر می شوند و در این مسیر جریان اطلاعات پایین به بالا فرایندی کاهشی تلقی می شود.
حسابداری سنجش مسئولیت جریان اطلاعات از بالا به پایین (درآمدها و هزینه های بودجه شده) و از پایین به بالا(درآمدها و هزینه های واقعی ) را فراهم می کند.
گزارشهای عملکرد بصورت ادواری تهیه می شود و شامل اقلامی است که توسط مدیران مرکز مسئولیت قابل کنترل باشند.اگر مدیری نتواند یک قلم از اقلام درآمد یا هزینه را کنترل کند ،آن قلم یا در گزارش مدیر مربوط منظور نمی شود و یا اینکه بطور جداگانه طبقه بندی می گردد.این نحوه طبقه بندی از تاثیر این اقلام در ارزیابی عملکرد مدیر مربوط جلوگیری می کند.
زیرا معمولا از گزارشات عملکرد بعنوان مبنای پاداش مدیران بخشها استفاده می شود.
گزارشهای مالی و حسابداری سنجش مسئولیت:
گزارشهای عملکرد ایجاد شده برای اهداف مدیریتی حائز اهمیت است ولی شکل و محتوای آنها از منظر حسابداری مناسب نیست ،زیرا منطبق با اصول پذیرفته شده حسابداری نمی باشد.
برای انتقال اطلاعات از سیستم حسابداری سنجش مسئولیت به سیستم حسابداری مالی،سیستم حسابداری سنجش مسئولیت طوری طراحی می شود که حساب هر مرکز مسئولیت با یک طبقه از صورت سود و زیان و یا ترازنامه قابل شناسایی باشد.
تاثیر حسابداری سنجش مسئولیت:
واحد برنامه ریزی کارخانه اظهار می دارد که این عمل باعث اختلال در تولید شده و به هزینه زیادی نیاز دارد.
پاسخ قسمت فروش چنین است:آیا مسئولیت از دست دادن فلان شرکت را که مشتری ماست به عهده می گیرید؟
البته واحد برنامه ریزی تولید حاضر به قبول این مسئولیت نیست و سرانجام حرف خود را پس می گیرد.
تجزیه و تحلیل هزینه های قسمت مونتاژ که قسمت عمده افزایش هزینه سفارشات پیش بینی نشده را تشکیل می دهد ،نشان می دهد که با توجه به هزینه های سنگین،قبول این گونه سفارشات به صرفه نیست.از این پس واحد برنامه ریزی تولید هرگونه سفارش اضطراری را با لبخند می پذیرد چرا که قرار شده هر نوع هزینه اضافی سفارشات اضطراری به حساب قسمت فروش گذاشته شود.در نتیجه تشنج حاصل از سفارشات اضطراری به کلی از میان رفت و تعداد سفارشات اضطراری درخواستی قسمت فروش به تدریج به سطح بسیار نازلی کاهش یافت.
جمع بندی :
حسابداری سنجش مسئولیت بستری برای گسترش فرهنگ مسئولیت پاسخگویی در جامعه است و چنانچه در سطح سازمانها اجرا شود این تفکر را تقویت خواهد نمود که مدیر خود را مسئول عملکرد خود دانسته و در قبال صاحبان حق موظف به پاسخگویی می باشد. اطلاعات اساسی حاصل از سیستم حسابداری در برنامه ریزی و کنترل از یکسو و همچنین استفاده مبنایی در بررسی آثار برنامه های آتی از سوی دیگر مورد استفاده قرار می گیرند.
در پاسخگویی به این نیازهای مدیریت، حسابداری سنجش مسئولیت باید دائما روشهای خود را تصحیح نماید تا بتواند اطلاعات مورد لزوم سطوح مختلف مدیریت سازمان را به شکل مورد درخواست تهیه و در اختیار مدیران و تصمیم گیرندگان قرار دهد.
با توجه به کنترل ایجاد شده توسط سیستم حسابداری سنجش مسئولیت ودر نتیجه بهبود عملکرد شرکت ،این سیستم می تواند باعث کاهش قیمت تمام شده و افزایش سود شرکت شود.
حسابداری و حسابرسی/ مطالب آموزشی