چرخه حسابداری به یک سری ازعملیاتی میگویند که هر سال و یا در هر دوره مالی تکرار می‌شود. این چرخه به ترتیب شامل عملیات‌های زیر است:
۱. جمع آوری کلیه اطلاعات مالی موسسه
۲. تجزیه و تحلیل کلیه معاملات و عملیات مالی موسسه
۳. ثبت کلیه معاملات و عملیات مالی موسسه در دفتر مالی
۴. انتقال کلیه عملیات‌ها از دفتر روزنامه به دفتر کل
۵. آماده کردن تراز آزمایشی (اصلاح نشده)
۶. اصلاح و تعدیل حسابهای دفتر کل
۷. آماده کردن تراز آزمایشی (اصلاح شده)
۸. آماده کردن صورت سود و زیان و صورت تغییرات سرمایه
۹. بستن حسابهای موقت
۱۰. آماده کردن تراز آزمایشی (اختتامی)
۱۱. تهیه ترازنامه و بستن حسابهای دائمی
به طور کلی عملیات حسابداری در دو دوره زمانی انجام می‌شود. در طول دوره مالی و در پایان دوره مالی. قسمت اول که در طول دوره مالی انجام می‌شود شامل جمع آوری کلیه اطلاعات مالی موسسه، تجزیه و تحلیل کلیه معاملات و عملیات مالی موسسه، ثبت کلیه معاملات و عملیات مالی موسسه در دفتر مالی، انتقال کلیه عملیات‌ها از دفتر روزنامه به دفتر کل است. و بقیه عملیات در پایان دوره مالی انجام می‌شود.
بستن حساب‌ها به چه معنی است؟
با توجه به انتقال یا عدم انتقال مانده به سال بعد، حساب‌ها را می‌توان به سه دسته تقسیم کرد:
۱. حسابهای دائمی
۲. حسابهای موقت
۳. حسابهای مختلط
البته نهایتا حسابهای مختلط هم با انجام اصلاحات و ثبت‌های اصلاحی وارد حسابهای دائمی یا موقت می‌شوند. به همین خاطر در پایان سال حساب‌ها یا دائمی هستند یا موقت. و بعد از تهیه صورت سود و زیان حسابهای موقت نیز بسته می‌شوند و فقط حسابهای دائمی باقی می‌ماند که این حساب‌ها از طریق صدور سند اختتامیه به سال بعد منتقل می‌شوند.
چگونگی بستن حسابهای موقت در انتهای دوره مالی در شرکت‌های خدماتی
همانطور که گفته شد حسابهای موقت باید در پایان دوره مالی بسته شوند. مانده مالی این گونه حساب‌ها به سال مالی بعد منتقل نمی‌شود. حسابهای موقت شامل حسابهای درآمد، هزینه‌ها و حساب برداشت هستند.
جهت بستن این حساب‌ها باید از یک حساب رابط و واسطه به نام حساب خلاصه سود و زیان استفاده کنیم. مراحل بستن حسابهای موقت به صورت زیر است:
مرحله اول: بستن حساب درآمد
ابتدا حساب درآمدها را بدهکار و حساب خلاصه سود و زیان را بستانکار می‌کنیم.
مرحله دوم: بستن حساب هزینه‌ها
سپس حساب سود و زیان را معادل با جمع هزینه بدهکار می‌کنیم و سپس تک تک حسابهای مرتبط با هزینه‌ها را بستانکار می‌کنیم.
مرحله سوم: بستن حساب خلاصه سود و زیان
مانده خلاصه حساب سود و زیان را مشخص می‌کنیم. اگر مانده آن بستانکار باشد معادل آن را بدهکار و حساب سرمایه را بستانکار می‌کنیم. اگر مانده حساب خلاصه سود و زیان بستانکار باشد به آن سود می‌گوییم.
ولی اگر مانده حساب سود و زیان بدهکار باشد، این حساب را بستانکار و حساب سرمایه را بدهکار می‌کنیم. در این صورت به این مانده حساب زیان میگویند.
مرحله چهارم: بستن حساب برداشت
درانتها برای بستن حساب برداشت، حساب سرمایه را معادل مانده حساب برداشت بدهکار و حساب برداشت را بستانکار می‌کنیم.
بستن حسابهای موقت در انتهای دوره مالی در شرکت‌های بازرگانی
به طور کلی بستن حسابهای موقت در موسسات بازرگانی بسیار شبیه به شرکت‌های خدماتی است. تنها تفاوت در این است که حساب‌هایی در شرکت‌های بازرگانی وجود دارد که در شرکت‌های خدماتی وجود ندارد. این حساب‌ها شامل حسابهای خرید، فروش، برگشت از فروش و تخفیفات، برگشت از خرید و تخفیفات، تخفیفات نقدی خرید، تخفیفات نقدی فروش و موجودی کالای اول دوره و موجودی کالای انتهای دوره هستند.
بستن حسابهای موقت در شرکت‌های بازرگانی به صورت زیر است:
مرحله اول: حساب خلاصه سود وزیان بدهکار و موجودی کالای اول دوره بستانکار می‌شود. سپس حساب موجودی کالای پایان دوره بدهکار و حساب خلاصه سود و زیان بستانکار می‌شود.
مرحله دوم: حسابهای فروش، تخفیفات نقدی خرید، و برگشت از خرید و تخفیفات بدهکار و حساب خلاصه سود و زیان بستانکار می‌شود.
مرحله سوم: حسابهای خرید، هزینه‌ها، برگشت از فروش و تخفیفات و تخفیفات نقدی فروش بستانکار و حساب خلاصه سود وزیان بدهکار می‌شود.
مرحله چهارم: این مرحله کاملا شبیه مرحله سوم شرکت‌های خدماتی است. اگر مانده حساب خلاصه سود و زیان بستانکار باشد آن را سود و اگر بدهکار باشد آن را زیان میگویند.
مرحله پنجم: این مرحله کاملا شبیه مرحله چهارم شرکت‌های خدماتی است. به این معنی که برای بستن حساب برداشت، حساب سرمایه را به اندازه مانده حساب برداشت بدهکار و حساب برداشت را بستانکار می‌کنیم.
حوه آماده کردن تراز آزمایشی اختتامی
پس از انجام اصلاحات بر روی حسابهای موقت و انتقال آنها به دفتر کل، مانده حساب‌ها در دفتر کل صفر می‌شود. در این مرحله از مانده حساب‌ها در دفتر کل یک تراز آزمایشی تهیه می‌کنیم که به آن تراز آزمایشی اختتامی میگویند. این تراز فقط شامل حسابهای دائمی می‌شود.
نحوه انتقال حسابهای دائمی به سال بعد
قبلا نیز گفته شد که حسابهای دائمی شامل دارایی‌ها، بدهی‌ها و سرمایه است. مانده این حساب‌ها به سال بعد منتقل می‌شود. برای این کار از تراز اختتامیه استفاده می‌کنیم. بدین صورت که تمام حساب‌هایی که در تراز اختتامیه بدهکار هستند را بستانکار و حساب تراز اختتامیه را بدهکار می‌کنیم. سپس تمام حساب‌هایی که دارای مانده بستانکار هستند را بدهکار و حساب تراز اختتامیه را بستانکار می‌کنیم.
نحوه افتتاح حسابهای دائمی در ابتدای سال مالی جدید
ثبت مربوط به افتتاح حسابهای دائمی دقیقا برعکس ثبت مربوط به انتقال آنها در پایان سال است.
بدین طورت که حساب‌هایی که در تراز اختتامیه مانده بدهکار دارند، بدهکار و حساب تراز افتتاحیه بستانکار می شود. سپس حساب‌هایی که در تراز اختتامیه مانده حساب بستانکار دارند را بستانکار و حساب تراز اختتامیه را بدهکار می‌کنند.
مثال: تراز آزمایشی اصلاح شده شرکت سعیدی در پایان سال مالی ۱۳۹۰ به صورت زیر است:
مرحله اول: بستن حساب درآمدها
مرحله دوم: بستن حساب هزینه‌ها
مرحله سوم: بستن حساب خلاصه سود و زیان
مرحله چهارم: بستن حساب برداشت
با توجه به اینکه حساب برداشت مانده ندارد. پس موضوعیت نیز ندارد.
تراز آزمایشی اختتامیه:
در این جدول مانده حساب سرمایه از حساب دفتر کل به این صورت به دست آمده است:
پس تراز آزمایشی اختتامیه به این صورت می‌شود:
ثبت روزنامه مربوط به انتقال حسابهای دائمی به سال مالی بعد:
ثبت روزنامه مربوط به افتتاح حسابهای دائمی در ابتدای سال مالی بعد:
آخرین اخبار حسابداری و حسابرسی